Predmet:Formalna priprema

---

Samom odlukom potrebno je definisati od kad do kad će trajati popis. U slučaju kad imamo više lokacija može se definisati datum/vrijeme popisa za svaku lokaciju.
Jako je bitno definisati koje poslovne aktivnosti će biti prekinute tokom popisa. Nerijetko specifičnost biznisa ne dopušta ni kratkotrajan prekid poslovng procesa jer bi isti imali za rezultat veliku materijalnu štetu, a ponekad i rizik za ljudski život.
Kao organ koji nadgleda aktivnosti oko popisa i upravi odgovara za rezultat istog obično se navodi centralna popisna komisija ili neka osoba koja obavlja funkciju koja nije direktno vezana za manipulisanje predmetima popisa. Kod vanrednih popisa gdje je predmet popisa samo dio aktive ili pasive obično se formira komisija za taj popis,a odgovorna osoba za vođenje tog popisa je predsjednik te komisije.
U firmama koje imaju zalihe obično se magacionerima odlukom naloži da artikle u magacinima pripreme za popis. Pri tom se misli da rob sortiraju na način da se svaki artikal složi/locira na način da se prebrojavanje ili vaganje može obaviti uz minimum potrebnog vremena i da se izbjegne da neki artikli budu pogrešno prebrojani, ne budu uopšte izbrojani i sl.
U slučaju vanrednih popisa potrebno je i navesti sažeto obrazloženje zašto se popis sprovodi. U največem broju slučaja kod nas to je poslije vanrednih okolnosti kao što su požar, provalna krađa, pronevjera i sl.

Na šta još treba obratiti pažnju?
Odluka MORA biti dostavljena, uz potpis prijema, svima koji svoje aktivnosti moraju prilagoditi aktivnostima popisa, uključujući :
- predsjednika centralne popisne komisije; njihova je obaveza da odgovarajuće informacije proslijede u ostale popisne komisije,
- rukovodioca računovodstva; njihova je obaveza da izvrše pripremu u evidencijama kako bi se na korektan način napravio presjek stanja,
- rukovodioce pogona i izdvojenih jedinica; njihova je obaveza da na odgovarajući način izvrše pripremu popisnih mjesta za fizičko prebrojavanje,
Kopija odluke mora biti arhivirana.
Odluka o popisu mora biti pravovremno donesena kako bi se mogle izvršiti nophodne pripreme.
Važno je komitente, posebno one ključne, blagovremeno obavijestili o danima kad im se neće moći isporučivati roba ili usluge. Smatra se da u maloprodaji minimalno 3 dana prije popisa treba obvijestiti kupce o danima kad prodajno mjesto neće raditi.

---