Centar za edukaciju-BiH

Predmet:POPIS i sve o njemu

---

Kao što i samo ime kaže popis. Sistematska aktivnost prilikom koje se primjenom raznih metoda utvrđuje stvarno ili bar približno stanje imovine i obaveza.
Večina zakonodavstva propisuje obavezu minimum jednom godišnje popisa kompletne imovine i obaveza.
Jedan od pratečih aktivnosti uz popis je i procjena ili validacija.
Organizacija popisa se prilagođava svakom subjektu jer nema "čarobne" formule za kvalitetan popis. Iako naizgled jednostavna aktivnost uglavnom se sprovodi uz puno propusta, površno, nesistematično, a nerijetko samo pro forme radi.
Ovdje ću pokušati da vam predočim najvažnije detalje na koje treba obratiti pažnju prilikom organizacije, obavljanja i obrade rezultata popisa.

---

Predmet:Re: POPIS i sve o njemu

---

...baš ću da pratim temu, mada sam trenutno pri kraju jednog vanrednog popisa, al' se nadam da ću ponešto naučit za ubuduće...

---

Predmet:Formalna priprema

---

Da bi rezultat popisa imao smisao i legitimitet potrabno je proći određene korake prije samog popisivanja. Treba znati da popis iziskuje vremena i resursa(uglavnom ljudskih). Svaki nepotreban prazan hod će ostaviti traga, pa makar minimalnog na vašem finansijskom rezultatu.
Sam popis MORA biti pračen određenom dokumentacijom:
- "Odluka o vršenju popisu"- donosi je lice koje je unutar pravnog lica ovlašteno za donošenje takve odluke. Uglavnom to je direktor, v.d. direktora ili neko od njegovih pomočnika/zamjenika.
Osim datuma, protokola i mjesta na samom dokumentu mora bit nedvosmisleno navedeno da je to odluka o vršenju popisa sa stanjem na dan(uglavnom 31.12.).
Zašto sa stanjem na dan? Rezultat popisa se uglavnom primjenjuje i rezultati provode na dan nekog presjeka stanja obračuna. Popis se ne vrši samo na dan kad se knjiži rezultat nego može trajati i do 10 dana.
U odluci mora biti navedeno da li je u pitanju redovni(na kraju godine kod nas) ili vanredni popis.
U odluci mora biti navedeno da li se popisuje kompletna imovina(aktiva) i obaveze(pasiva) ili je parcijalni popis samo nekih pozicija ili eventualno popis nekih pozicija na nekoj lokaciji.

---

Predmet:Formalna priprema

---

Samom odlukom potrebno je definisati od kad do kad će trajati popis. U slučaju kad imamo više lokacija može se definisati datum/vrijeme popisa za svaku lokaciju.
Jako je bitno definisati koje poslovne aktivnosti će biti prekinute tokom popisa. Nerijetko specifičnost biznisa ne dopušta ni kratkotrajan prekid poslovng procesa jer bi isti imali za rezultat veliku materijalnu štetu, a ponekad i rizik za ljudski život.
Kao organ koji nadgleda aktivnosti oko popisa i upravi odgovara za rezultat istog obično se navodi centralna popisna komisija ili neka osoba koja obavlja funkciju koja nije direktno vezana za manipulisanje predmetima popisa. Kod vanrednih popisa gdje je predmet popisa samo dio aktive ili pasive obično se formira komisija za taj popis,a odgovorna osoba za vođenje tog popisa je predsjednik te komisije.
U firmama koje imaju zalihe obično se magacionerima odlukom naloži da artikle u magacinima pripreme za popis. Pri tom se misli da rob sortiraju na način da se svaki artikal složi/locira na način da se prebrojavanje ili vaganje može obaviti uz minimum potrebnog vremena i da se izbjegne da neki artikli budu pogrešno prebrojani, ne budu uopšte izbrojani i sl.
U slučaju vanrednih popisa potrebno je i navesti sažeto obrazloženje zašto se popis sprovodi. U največem broju slučaja kod nas to je poslije vanrednih okolnosti kao što su požar, provalna krađa, pronevjera i sl.

Na šta još treba obratiti pažnju?
Odluka MORA biti dostavljena, uz potpis prijema, svima koji svoje aktivnosti moraju prilagoditi aktivnostima popisa, uključujući :
- predsjednika centralne popisne komisije; njihova je obaveza da odgovarajuće informacije proslijede u ostale popisne komisije,
- rukovodioca računovodstva; njihova je obaveza da izvrše pripremu u evidencijama kako bi se na korektan način napravio presjek stanja,
- rukovodioce pogona i izdvojenih jedinica; njihova je obaveza da na odgovarajući način izvrše pripremu popisnih mjesta za fizičko prebrojavanje,
Kopija odluke mora biti arhivirana.
Odluka o popisu mora biti pravovremno donesena kako bi se mogle izvršiti nophodne pripreme.
Važno je komitente, posebno one ključne, blagovremeno obavijestili o danima kad im se neće moći isporučivati roba ili usluge. Smatra se da u maloprodaji minimalno 3 dana prije popisa treba obvijestiti kupce o danima kad prodajno mjesto neće raditi.

---

Predmet:Formalna priprema

---

- "Odluka o imenovanju komisija za popis"- Ovu odluku uglavnom donosi isto lice koje i donosi odluku o popisu. Nerijetko ove dviie odluke se spajaju. Ovom odlukom se prvo reguliše imenovanje centralne popisne komisije, a potom i ostalih popisnih komisija.
Na šta treba obratiti pažnju:
- Svaka popisna komisija mora imati minimalno 3 člana mada u specifičnim slučajevima su dovoljna i 2. Članovi popisne komisije ne moraju biti uposlenici pravnog lica kod kojeg se vrši popis.
Lica za popis se mogu angažovati po osnovu raznih ugovora, a mogu biti uposlenici i drugog pravnog lixa s kojim smo sklopili ugovor.
Lica koja direktno manipulišu predmetom popisa i odgovaraju za stanje popisne stavke ne mogu biti članovi popisne komisije. Glavni magacioner kao odgovorno lice ne može učestvovati u popisu(redovnom) zaliha u skladištu kojeg vodi jer je on odgovorna osoba za stanje skladišta, dok ostali radnici u magacinu mogu biti članovi popisne komisije.
Članovi popisne komisije za popis novca u blagajni ne mogu biti ni blagajnik niti neko iz računovodstva ili finansija.
Direktor firme ne bi smio učestvovati u popisu jer je odgovorna osoba za stanje u kompletnoj firmi.
U manjim firmama se zbog nedostatka osoblja često odstupa od ovoih pravila.
Osobe koje učestvuju u popisu moraja biti dovoljno stručne i poznavati predmet popisa kako bi učestvovale u popisu. Ovo posebno dolazi do izražaja u firmama koje imaju zalihe(proizvodne i prodajne).
Sva lica koja učestvuju u radu popisnih komisija moraju biti pravovremeno upoznata sa svojim imenovanjem i terminom i lokacijom popisa u kom učestvuju.
Ovom odlukom može se izvršiti imenovanje i zamjenskih članova. U slučaju da neki član komisije nije u mogučnosti prisustvovati popisu "upada" zamjenski član.

---

Predmet:Formalna priprema

---

- "Upustvo za vršenje popisa"- Ovo je TRAJNI dokument u firmi. Ne postoji univerzalno upustvo.
U zavisnosti od organizacione šeme, biznisa, lokacijskog rasporeda i raspoloživih resursa upustvo se prilagođava.
Cilj kreiranja ovog dokumenta je da onima koji popisuju da upustvo koje ih dovoljno jasno vodi kroz proces popisa. Ovo upustvo donosi uprava/direktor ali kreator može biti i neka konsultantska kuća ili nezavisni konsultant.
Svaka bilansa pozicija bi trebala pojedinačno obrađena u smislu kako se popisuje, koji su prateći dokumenti koji se kreiraju prilikom popisa(popisne liste i sl), koja dokumentaacija se koristi kao podloga i kako se koriguju greške do kojih može doći prilikom popisa.
Sastavni dio ovog upustva bi trebalo da su primjerak popipisnih listi i primjer kako se iste popunjavaju.
Upustvo je dokument koji se kreira i koji se dopunjuje i poboljšava na bazi iskustva, promijenjenih okolnosti i novih saznanja i tehnologija.
1. Gledaj šta radiš i opiši to.
2. Pročitaj šta si napisao i vidi šta može bolje i napiši to.
3. Uradi kako si napisao.
4. Ponovi korak 1

---

Predmet:Formalna priprema

---

- "Popisne liste"- Popisne liste su radna dokumentacija za popis. Popunjena popisna lista mora imati naziv artikala/stavki koje se popisuju, jedinicu mjere u kojoj se vodi i popisanu količinu.
Formalno da bi popisna lista bila to što jeste mora imati:
- nedvosmislen naslov da je to popisna lista,
- naziv pravnog lica(detalj koji se uvijek zaboravi),
- datum na koji se vrši popis(poželjno i datum kad se vrši popis),
- lokaciju (geografski i organizaciono) na kojoj se vrši popis,
- prostor za unos artikala i količina te mjesto za potpise članova popisne komisije.
Popisna lista ne mora biti kreiran obrazac, može se napraviti i na običnom papiru rukom ali da bi bila vjerodostojan dokumentmora imati navedene elemente.
Razvoj novih tehnologija je doveo da prilikom prebrojavanja uopšte ne mora biti korišten papir za unos prebrojanih količina.
Na popisu kom sam prisustvovao, u supermarketu popisne komisije nose mobilne bar kod čitače. Prvo izvrše očitanje bar koda za neki artikal na polici, a onda unesu količinu koju su prebrojali. Po završetku brojanja na jednoj gondoli(polici) izvrše prenos pobrojanih količina u centralni sistem.
Kod klasičnih popisnih listi svaki list papira mora biti potpisan od svih članova popisne komisije. Svaki list mora biti numerisan. Ukoliko je prilikom unosa došlo do greške u nazivu artikla(gdje se ručno unosi ili u količini, ne koristiti korektor nego pogrešan unos precrtati i napraviti novi ispravan unos u narednom polju.

---

Predmet:Priprema i početak

---

Kao što je već navedeno zakonska obaveza je redovni popis kompletne imovine i obaveza. Već smo naveli dokumentaciju koju je potrebno pripremit prije samog početka popisa.
Pošto je poznat datum na koji mora biti urađen popis(31.12), umnogome je olakšano planiranje datuma pojedinačnih akivnosti.
Prilikom planiranja datuma popisa treba obrati pažnju na par stvari:
- trajanje popisa; U večini firmi za samu aktivnost prebrojavanja dovoljno je 2-3 dana. U nekim firmama to traje i do 10 dana, sve u zavisnosti od količine toga što se treba prebrojati/popisati i raspoloživosti personala. Datum početka popisa na nekoj lokaciji ili pogonu trebe odrediti tako da je realno očekivati da će se započeti popis završiti bez prekida znbog isporuka i sl.
- neradni dani; Popisi uglavnom počinju več od 20.decembra i završavaju sa 10 januarom. U pomenutom periodu na našem području (BiH) su 2 vjerska i je jedan državni/međunarodni praznik, a u nekim lokacijama postoje i datumi od važnosti za lokalnu zajednicu, datumi na koje se preporučuje da uposlenici dobiju slobodne dane.
- planirana odsustva; Ukoliko je poznato da što zbog privatnih što zbog služnbenih razloga zanačajn dio personala ili ključni ljudi u nekom periodu neće biti prisutni/dostupni datum se evtnualno može pomjeriti.
- ugovorene isporuke; Ukoliko u momentu planiranja popisa imamo pouzdanu informaciju o dolasku ili otpremi veće finansijski ili fizički isporuke potrebno je datum odrediti tako da se popis na lokaciji obavi prije(ako je doprema) ili poslije(ako je otprema).
- pretpraznička groznica; Ukoliko se radi o firmi koja se bavi maloprodajom poželjno je sam popis odgoditi za dane poslije praznika jer će zastoj u prodaji uzrokovan popisom tada imati minimalan finansijski efekat.
Idealna situacija je da se popis obavi 31.12. To se rijetko dešava i u biti i nema velik značaj.

Planiranje resursa se uglavnom svodi na to da se u planiranom periodu rasporede raspoloživi ljudi pri tom pazeći:
- da u svakoj popisnoj komisiji postoji bar jedna osoba sa odgovarajučim poznavanjm predmeta popisa,
- da u popisnoj komisiji ne bude osoba koja je direktno odgovorna za stanje predmeta popisa,
- da su svi članovi popisne komisije odogovarajučeg zdravstvenog stanja da mogu neometano učastvovati u radu popisnih komisija. Ovo kao preduslov vam može biti čudno ali navest ću da se neki popisi obavljaju na temperaturama koje ne prelaze -20C(komore za čuvanje rehrambenih artikala) ili ne spadaju ispod +40(pogoni u metalskoj industriji), da je ponekad potrebno provlačit se kroz nepritupačne dijelove pogona, popet se na velike visine(silosi i tankovi) ili radit pod zaštitnom opremo(šljemovi/kacige, zaštitna odijela i disaljke sa bocom i bez).

Ukoliko smo odredili datum ovlaštena osoba donosi odluku o obavljanju popisa i odluku o formiranju popisnih komisija. Poželjno je da se ove odluke donesu bar 10 - 15 dana prije planiranog datum popisa kako bi ostali koraci mogli bit pravovremno i kvalitetno odrađeni.

---

Predmet:Priprema i početak

---

Pošto je popis zaliha najčešće problematičan, njemu čemo posvetiti nejveću pažnju.
Kao što je već spomenuto magacioneri i šefovi pogona bi trebali pripremit popisna mjesta za što efikasniji popis.
- Ako je poznat datum početka popisa potrebno se uvjeriti da su svi ulazi i izlazi zaliha zavedeni/predati na knjiženje. Oni koji nisu iz nekog razloga predati trebaju biti izdvojeni i identifikovan razlog zašto nisu predati.
- Sa popisnih mijesta treba ukloniti svu iskorištenu ambalažu osim povratne koja se posebno popisuje.
- Sredstva internog transporta(paletari, viljuškari, kolica i razni kamioneti i sl) trebaju se isprazniti i olakšati da se može provjeriti da se u njima ne nalaze nikakve zalihe.
- Zalihe koliko je moguće presložiti tako da se prilikom prebrojavanja može pristupiti svakom pojedinačnom pakovanju/artiklu.
- Obezbjediti prohodnost za viljuškare i ostalu mehanizaciju kojom se manipuliše zalihama.
- Osigurati da su svi artikli nedvosmisleno obilježeni tako da svaki artikal može biti ispravno identifikovan.
- Zalihe koje su zaprimljena, a nije napravljen ulaz moraju biti fizički izdvojene i obilježene. Isto važi i za robu koja je fakturisana kupcu, a još nije otpremljena.
- Ukoliko u svom skladištu čuvamo/skladištimo(manipulacija i čuvanje) i zalihe drugog pravnog lica moramo osigurati da prilikom brojanja ne dođe do zamjene artikala. Artikli moraju biti fizički izdvojeni ili na propisan način obilježeni. Artikli koje čuvamo za drugo pravno lice se popisuju u prisustvu predstavnika tog pravnog lica ili popisna komisija tog pravnog lica popisuje te artikle uz prisustvo predstavnika naše firme.
- Zalihe koje su vidljivo neispravne ili postoji razlog zbog kojeg sumnjamo u njihovu ispravnost se fizički odvajaju i obilježavaju kao takve. Pod neispravnim mislimo na slomljene, poderane, išarane/izgrebane ili na drugi način fizički oštečene, nagorjele otopljenje/istopljene ili oštečene vidljivo uticajem toplote ili hemijskih agenasa. Kod prehrambenih i farmaceutskih artikala i sirovina za njihovu proizvodnju primjetne promjene u organoleptičkim svojstvima : užeglost, kiselost, neuobičajen miris, promjena boje i sl. su dovoljan razlog za sumnju u ispravnost. Kod ovih grupa treba obratiti pažnju i na rok upotrebljivosti. Ako je rok istekao bez obzira što nema nikakvih promjena na njima to su NEISPRAVNI artikli. Ukoliko je rok upotrebljivosti blizu i postoji bojazan da artikli neće biti upotrebljeni/prodani do isteka istog takve srtikle je potrebno izdvojiti. Kod izdvajanja ovih artikala treba povesti računa da procjenu upotrebljivosti potvrdi dovoljno stručna i savjesna osoba. Ne smije se dozvoliti da se izazove dodatno uništavanje, ukoliko se za dio tih zaliha može naći alternativna primjena.
- Ukoliko koristimo usluge zaštitarske agencije ili se nalazimo unutar kompleksa koji čuva drugo pravno lice potrebno je iste obavijesti o terminima aktivnosti popisa ukoliko će iste trajati izvan uobičajenog radnog vremena i dogovoriti detalje ako čuvanja tokom popisa.
- Ako se popis obavlja u vrijeme kad se mogu očekivati extremni vremenski uslovi/nepogode te ako je jesto popisa vezano za extremne ulove(komore, pogoni sa pečima ili hangari sa spec. uslovima) potrebno je organizovati tople/hladne napitke i nešto od prehrabenih artikala te mjesto za odmor.
- Svi članovi popisne komisije moraju imati propisnu HTZ opremu definisanu pravilnikom o sigurnosti na radu na tom popisnom mjestu.

---

Predmet:Krenuli smo

---

Došao je i taj dan.
Popis je počeo, rukave smo zavrnuli do lakata, olovke se zašiljile i svi su se skupili na zbornim mjestima.
Oni koji su zašiljili olovke mogu slobodno da ih ostave. Grafitna olovka koja se bez večih problema briše nije oruđe za rad prilikom popisa već samo hemijska ili flomaster(tanki).
Na početku popisa poželjno je da se održi sastanak svih popisnih komisija.
Na sastanku treba da se:
- provjeri da li su svi članovi popisnih komisija prisutni i sposobni(zdravstveno) da prisustvuju popisu,
- provjeri da su popisna mjesta pripremljena za početak popisa,
- provjeri da su svi članovi popisnih komisija upoznati sa načinom kako se popisuju pojedine stavke i sa aktivnostima popisa,
- provjeri da li su obavljene sve pripremne radnje potrebne za početak popisa.

Na samom početku popisa uzima se zadnji izlaz i zadnji ulaz za zalihe, te zadnji izdati(i proknjiženi) računi te zadnji proknjiženi ulazni račun. Računi, ulazni, koji se zaprime do početka popisa ,a još nisu proknjiženi unose se tek kad se završe sve popisne aktivnosti. Ukoliko se to mora uraditi prije onda je potrebno obezbjediti da njihov unos ne utiće na rezultat popisa, tj. na odgovarajuće bilansne pozicije.

---